La communication électronique avec les responsables d’activité

Cet article est destiné aux administrateurs scolaires qui sont responsables de l’organisation d’un événement tel qu’une semaine de projet, des cours à option, des passeports vacances ou des sujets de module. Vous apprendrez ici comment gérer les animateurs de votre événement avec Groople Pro. Il explique l’utilisation des modèles d’e-mail, des différents champs, comment communiquer la liste des participants aux responsables d’activité ou l’envoi d’un autre modèle d’e-mail.

Pour plus d’informations, les responsables d’activité, d’autres marches à suivre existent telles que la gestion des responsables d’activité ou Le processus de vérification d’activités des responsables d’activités

Les modèles d’e-mails

Certains e-mails sont déjà prêts à être envoyés aux responsables d’activité par Groople. Il le seront à la demande de Béa. Celle-ci peut modifier les modèles préexistants (3) ou en créer de nouveaux (4) pour assurer une communication optimale.

Béa Braun

L’utilisation des champs permet de personnaliser les modèles d’e-mails à chaque responsable d’activité. L’intérieur de la {balise} sera remplacé par la valeur choisie lors de l’envoi. Pour utiliser les champs il suffit de cliquer dessus.

Béa Braun

Daniel reçoit l’e-mail personnalisé.

Daniel Damsler

Explication des différents champs

Béa Braun

1) liste des groupes

Le champs liste le nom des groupes dont Daniel est le responsable d’activité

Daniel Damsler
e-mail reçu par Daniel Damsler, selon le modèle „Listes de participants prêtes“

2) lien vers les activités

Grace à ce champs, Daniel Damsler reçoit un lien. En le suivant et en se connectant à son compte Groople, il arrive sur l’arbre et le tableau des activités dont il est responsable.

Daniel Damsler
e-mail reçu par Daniel Damsler, selon le modèle „Prière de vérifier vos activités“
Daniel Damsler

3) Lien vers les attributions

Ce champs entre un lien qui, après la connexion de Daniel Damsler à son compte, le mène au tableau des attributions de ses activités.

Daniel Damsler
e-mail reçu par Daniel Damsler, selon le modèle „Listes de participants prêtes“
Daniel Damsler

A partir de ce tableau il peut par exemple consulter la liste des participants attribué aux groupes à ce stade.

4) Lien vers la vue d’ensemble resp. d’activité

En suivant le lien reçu par e-mail et en se connectant à son compte, Daniel arrive sur la vue d’ensemble du responsable d’activité.

Daniel Damsler

L’envoi d’un modèle d’e-mail à un responsable d’activité: l’exemple de la communication de la liste des participants aux responsables d’activité

Pour cette marche à suivre, nous prendrons l’exemple de Béa Braun, l’administratrice d’un événement qui souhaiterait communiquer la liste des participants à Daniel Damsler, le responsable de l’activité Badminton.

Il existe déjà un modèle d’e-mail que peut utiliser Béa pour transmettre la liste des participants à Daniel. Celle-ci peut néanmoins le modifier.

Béa Braun

Béa sélectionne tout d’abord Daniel dans la liste des responsables d’activité…

Béa Braun

… puis le modèle qu’elle souhaite lui envoyer.

Béa Braun

De son coté, Daniel reçoit l’e-mail en question contenant un lien.

Daniel Damsler

En suivant le lien et en se connectant à son compte, arrivera automatiquement sur la tabelle des groupes dont il est responsable. Dans notre exemple, Daniel Damsler souhaiterait connaitre la liste des participants au groupe badminton – après-midi

Daniel Damsler
Daniel Damsler

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