Le processus de vérification d’activités des responsables d’activités, de professeurs et responsables de modules

Cette fonction permet aux responsables d’activités de donner le feu vert à leurs administrateurs concernant la description de leur(s) activité(s). Une fois que l’administrateur a associé le responsable d’activité à celle-ci, ce dernier peut contrôler son activité et indiquer les changements à mettre en place.

Pour garder une vue d’ensemble, il existe un système de feux tricolores pour les responsables d’activité et les administrateurs.
Le jaune signifie que l’activité est en attente de contrôle, le rouge que le responsable d’activité a contrôlé l’activité et qu’il souhaite une modification de celle-ci et le vert que l’activité est en ordre et peut être proposée aux participants ou aux élèves.

Dans notre passeport vacances d’exemple, Bea Braun est notre administratrice et Daniel Damsler valide ses activités après modification et vérification.

1: La mise en attente de de validation

Béa met l’activité en attente de validation du responsable d’activité

Après avoir créé l’activité de Daniel et la lui avoir assignée, Béa peut faire passer le statut de vérification des groupes de Daniel au jaune (les indiquer en attente de vérification). (pour une explication concernant les activités et les groupes, voir ici, pour la gestion des responsables d’activités et le lien avec leurs activités, voir ici).

Aperçu de Béa, l’administratrice

Béa Braun

Possibilité de la faire directement à partir des groupes:

Béa Braun

2: Informer le(s) responsable(s) d’activité

Pour informer Daniel, Béa crée un modèle d’e-mail qui renverra Daniel directement à l’aperçu de son activité.

Béa Braun

Béa envoie ensuite une invitation à Daniel pour la vérification du responsable d’activité. Elle peut choisir de ne sélectionner que Daniel (1) ou tous les responsables d’activité (2) et leur envoyer le modèle.

Béa sélectionne Daniel:

Béa Braun

Et lui envoie une invitation pour la vérification

Béa Braun

3: Vérification et correction des groupes par le responsable d’activité

Daniel vérifie ses groupes et donne une feedback à Béa

  • Dans un premier temps, Daniel reçoit l’information par e-mail.
Daniel Damsler
  • Il peut alors directement accéder à la page avec ce lien. (S’il ne se connecte pas avec le lien mais qu’il est déjà connecté, voir plus bas)

En utilisant le lien, il arrive directement sur cette page:

Daniel Damsler

S’il est déjà connecté, il doit se rendre sur « voir tous les événements »

Daniel Damsler

Puis d’ici, sur « vue d’ensemble du responsable d’activité »

Daniel Damsler
  • Il peut maintenant commencer la vérification. Soit il valide les groupes, soit il retourne des modifications à Béa à leur sujet.
Daniel Damsler

Il peut confirmer le groupe si tout est en ordre:

Daniel Damsler

ou commenter en cas d’erreur éventuelle:

Daniel Damsler

Daniel est guidé de groupe en groupe et pourra constater qu’il les a tous vérifiés.

Daniel Damsler

4: Contrôle des groupes et prise en compte des retours

Béa contrôle tous les groupes et corrige les erreurs éventuelles.

Béa Braun
  • Béa peut maintenant lire les remarques et corriger les informations du groupes en conséquence. (Elle peut corriger les erreurs directement dans le tableau ou dans le groupe)

Elle peut adapter les informations dans le tableau en double-cliquant dessus :

Béa Braun

alors qu’elle entre dans le groupe en cliquant sur son nom.

Béa Braun
  • Elle peut alors soit faire passer le groupe au vert (il est possible de passer au point 5), soit à l’orange pour un nouveau contrôle.
Béa Braun
  • Les corrections appliquées, Bea informe Daniel par e-mail.
Béa Braun

5: Nouveau contrôle du responsable d’activité

Daniel peut ensuite contrôler une nouvelle fois ses activités et les valider définitivement. Pour cela, Daniel se connecte à nouveau (recommencer la procédure du point 2).

Daniel Damsler
Daniel Damsler

Il peut ensuite confirmer les groupes et se réjouit de ses activités! 😉

6: vérification de la validation de l’ensemble des activités

Béa voit que toutes ses groupes ont été validés et peut maintenant mettre en place son passeport vacances sans crainte!

Béa Braun

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